5. 10. 2010

EU PES - váš projekt ještě nezačal a už jsou problémy se zdroji

Tak nám přichází z MŠMT samé neradostné zprávy - řídící projektový tým se rozpadá, ministerstvo žádá zřizovatele o maximální pružnost, peníze se zdrží, prosba o trpělivost. Věru situace nelehká a to zvláště pro školy, které rozjezd svého projektu nastavily k 1.9.2010.

Dostávají se školy do krizové situace?


Předpokládám, že školy, které s podáním žádosti nespěchaly, si tento článek čtou víceméně ze zvědavosti (doufám, že nikoliv ze škodolibé radosti). Problém tedy musí řešit především ty školy, které svou žádost již odeslaly.
Ve svých dřívějších úvahách jsem upozornil na to, že celý koncept EU peníze školám znatelnou měrou "překopal" zažité modely řízení projetků a to minimálně ve dvou parametrech:
  1. Ihned v počátku byl přislíben klíčový zdroj - finance. Navíc jeho výše byla pevně definována.
  2. Podání projektkové žádosti se zjednodušilo na vcelku triviální vyplnění formuláře.
Bohužel jsem se mýlil ve svém úsudku, že tento přístup nebude mít neblahý vliv na jeden z klíčových předpokladů pro úspěšné řízení jakéhokoliv projektu - motivaci. První parametr totiž nepřiměl budoucí realizátory, aby se kvalitně připravili - proč taky, když nevstoupili do soutěže o finanční zdroje. Druhý parametr pak vedl většinou k ověření "kupeckých počtů" žadatele ve stylu "za co to utratím".
Důsledkem tohoto přístupu je pak nezřídka skutečnost, že žadatel stále nemá dostatečně propracován projektový záměr.

Stalo se - co s tím?

Důležité je uvědomit si, v jaké jste fázi - stále projekt připravujete nebo již realizujete?

Připravujete? Dobrá zpráva pro vás i ministerstvo

V tomto případě bezesporu patříte mezi školy, které už umí v projektech chodit (nebo se to zdařile učíte). Poplašné zprávy určitě registrujete, ale svým přístupem jste si nechali prostor pro jejich zhodnocení. Využijte vzniklý stav k posílení motivace a hledejte pozitiva. Skromně si dovolím některé náměty k zamyšlení:
  • získali jste čas na vypracování nebo dopracování projektového záměru
  • soustřeďte se na důslednější rozbor potřebných zdrojů (připravte výběrové řízení, vyřešte organizaci a řízení projektu, analyzujte potřebu proškolení)
  • vylaďte proces tvorby očekávaných výstupů a nezřídka i jejich prezentace
  • promyslete si, jak navážete na projekt po jeho ukončení a co pro to můžete již teď udělat

Realizujete? Snad dobrá zpráva pro vás, méně již pro ministerstvo

Jiná situace však nastala pro ty školy, které již k 1.9. zahájily samotnou realizaci ... a navíc v očekávání, že se o finance nemusí starat. Tady je skutečně na místě si položit otázku, zda je situace krizová. Pokud si škola odpoví, že "ano", pak upřímně někde udělala chybu. Minimálně v tom, že při podání žádosti si neuvědomila rizika a nestanovila postup, jak jim předejít.
V takovém případě se tedy zkuste "vrátit v čase" a odpovězte si na otázku "Co bychom dělali, kdyby nám přišly peníze až 15. prosince?". Uchopíte-li otázku racionálně, pak si všimněte, že už neřešíte krizi, ale analyzujete zvýšené riziko, že by krize mohla nastat. Pokud jste usoudili, že prostě oddálíte zahájení projektu, pak jste se "vrátili" do přípravné fáze a platí pro vás předchozí kapitola.
Poznámka: Na vzniklou situaci myslete při zpracování první monitorovací zprávy - pozdní doručení finačních prostředků je bezesporu důvod pro změnu klíčových ukazatelů projektu.

Riziko "zadlužení"

Určitě jsou školy, které s penězi počítaly. Ředitelé těchto škol tomu pravděpodobně přizpůsobili plán čerpání mzdových prostředků a/nebo ONIVu (zjednodušeně pořizování učebních pomůcek). Zde je klíčovou otázkou, zda jste obdrželi od MŠMT v písemné podobě Rozhodnutí a kdy je datováno. Uznatelné výdaje totiž mohou vzniknout až po tomto datu!
Pokud toto rozhodnutí nemáte nebo jste "vygenerovali" výdaje před tímto datem, pak máte skutečně vážný problém. Zde je každá rada drahá ... a to lze řešit pouze se znalostí dané situace.
Pokud ale "vygenerované" výdaje vznikly po tomto rozhodnutí, není panika na místě. Vzniklý problém vnímejte jako "dočasný výpadek zdroje". Pokud vás hned nenapadnou řešení, zkuste si představit výpadek jiného zdroje než finančního (například neočekávaná výpověď zaměstnance). Pokud ani to nepomůže, pak by vaše kroky měly vést k účetní a požádat o radu. Nepomůže-li ani to, s mírnou nadsázkou nabízím poslední radu - nacvičte si před zrcadlem dostatečně zkroušený výraz a zamiřte ke zřizovateli.

Na závěr si dovolím poněkud osobnější poznámky. Nadávání na MŠMT je velice laciná až populistická cesta, která má v našich končinách bohužel "bohatou tradici". Uvědomme si ale, že to váš problém nevyřeší, i kdyby to byla nakrásně pravda. Pro ty z vás, které jsem prozatím svými závěrečnými úvahami nenaštval, tak ještě jeden komentář - nikdo vás nenutil, abyste podávali projekt hned na začátku, to bylo Vaše rozhodnutí. Pokud usoudíte, že bylo správné - výborně! Je to správný krok správným směrem.