Jak napsat projektový záměr snadno a rychle?

Jestli tohle někdo umí, tak já to rozhodně nejsem. Věřím, že v souvislosti s projektem EU peníze školám (dále EU PES) bude narůstat poptávka, jak "to rychle, snadno, bezbolestně a bez námahy" sepsat a hodit do Benefitu. Já však zastávám názor, že i tento projekt vyžaduje jistou dávku kompetencí a hlavně, že tvorba jakéhokoliv projektového záměru je proces neopakovatelný.
Přesto si mohu díky jistým závazným ukazatelům dovolit (poněkud sebevědomě) poradit. A dá-li čas, chtěl bych ve spolupráci s kolegy z Jednoty školských informatiků nabídnout základkám jednoduchý nástroj, který může pomoci s přípravou projektového záměru a případně s jeho jednoduchým monitoringem.

Tak jde to spíchnout nebo ne?

Řekněme, že stojíte před úkolem připravit projektový záměr s několika cíli a s požadavkem zajistit zdroje rozdílného typu (organizační, lidské, finanční, prostorové apod...). Pak je klíčovou otázkou, jak dlouho bude projekt realizován. Zjednodušíme-li odpověď, pak projekty dělíme na:

• krátkodobé (na sepsání by si mohl troufnout kdokoliv s minimálními znalostmi a dovednostmi)
• střednědobé (máte-li jistou dávku zkušeností, znalostí a dovedností, pak to s pomocí dobře sestaveného týmu dozajista zvládnete sami)
• dlouhodobé (zde je využití kvalifikovaných spolupracovníků nejen vhodné, ale i výhodné)

Je zřejmé, že projekt EU PES nepatří mezi ty krátkodobé. Nejde-li však někomu příliš o to "co bude po jeho skončení", pak jej lze směle zařadit do projektů střednědobých. Ale toto konstatování nemálo školám (zvláště malotřídkám) nepomůže. 

Jak jsem psal ve svém příspěvku Radím, koučuji, (spolu)řídím v projektu EU peníze školám, máme za sebou fázi seznamovací a vstupujeme do fáze přípravné. A čím dál tím více zjišťuji, jak nejsou školy "na přípravu připraveny". Zkusil jsem si tedy položit otázku, zda je možné sestavit projektový záměr školy v režimu krátkodobého projektu. 

Pokud odborníci na projektové řízení přimhouří obě oči, možná se mi podařil "najít" zjednodušený model.

Střednědobý projekt v režimu krátkodobého

Krátkodobý projekt lze charakterizovat odpovědmi na čtyři základní otázky - Jaké cíle? Jaké zdroje? Jaký průběh? Jaké výstupy? Zkusím pomoci při hledání odpovědí...
EU PES vnesl do projektového řízení mírný chaos - poměrně jasně definuje očekávané výstupy (tedy poslední článek daného řetězce). A navíc s těmito výstupy jasně stanovuje finanční zdroje. Tento přístup má dle mého soudu v konečném důsledku s ohledem na současný stav regionálního školství více pozitiv než rizik. 

Z beder managementu škol tímto stát sejmul dva balvany - nalezení a zajištění finančních zdrojů a definování, co má být kontrolovatelným výsledkem projektu. Na druhou stranu nechal školám prostor k seberealizaci v oblasti stanovování vlastních cílů a zajištění zbývajících zdrojů - a to považuji za přiměřeně motivační.

A právě v motivaci vidím základní rozdíl mezi projekty EU PES a INDOŠ. Přitom bohužel právě INDOŠ  po sobě zanechal i falešné povědomí, že "se má postarat stát". A toto povědomí je spjato s relativně nízkou zkušeností s přípravou projektů a s tím spojenou potřebou budovat akceschopné týmy. Takže se setkávám s poptávkou ještě více pomoci těm školám, které v oblasti projektového řízení a týmové spolupráce nemají dostatek zkušeností. 

Za jaký konec to vzít?

Znovu připomínám, že v rámci Jednoty školských informatiků pracujeme na jednoduchém nástroji, který může pomoci. Přesto si dovolím pro netrpělivé poskytnout jeden odkaz - superpomůcka pro ředitele od Centra vzdělanosti Libereckého kraje.

Vraťme se ke zdrojům (a výstupům)

Připomeňme klíčové pozitivum projektu EU PES - poskytnutí finančních zdrojů. A právě výše uvedená superpomůcka pomůže přidělené finance kvalifikovaně přerozdělit do šablon. Pokud ji navíc využijete správně, zároveň máte možnost kvantifikovat závazné výstupy. I přesto vás čeká odpověď na klíčovou otázku:
Je pro vás důležitější "čeho chcete docílit" nebo "co potřebujete pořídit"?

Další zdroje a hlavní cíle

Je-li pro vás důležitější, "čeho chcete docílit", soustřeďte se nejprve na určení hlavních cílů. Pokud uvažujete, "co chcete za přidělené peníze pořídit", soustřeďte se na specifikaci dalších zdrojů.

Vytvoření soupisu hlavních cílů

Vytvoření soupisu hlavních zdrojů

Sepište si to, co chcete a rozdělte daný soupis do tří skupin - zkvalitnění výuky (tzv.individualizace), vytvoření vzdělávacích materiálů (tzv.inovace) či zvýšení kompetencí učitelů (tzv.DVPP) + zvláštní skupinou je prevence, asistent pedagoga, speciální pedagog a školní psycholog. Pak u každého záznamu v soupisu zjistěte, zda dané cíle zapadají do nějaké oblasti šablon a následně jim přiřaďte konkrétní šablonu. Pokud jste ještě neřešili zdroje, pak si položte otázku "co k tomu bude potřeba" a při jejím řešení přejděte do vedlejšího sloupce.

Sepište si to, co nebo koho k realizaci projektu potřebujete a rozdělte daný soupis do tří skupin - lidi, materiál a služby. Pak u každého záznamu zjistěte, zda se u projektu EU PES jedná o uznatelné výdaje a pokud ano, pak odhadněte finanční částku. Pokud jste ještě neřešili cíle, pak si položte otázku "co za to chci" a při jejím řešení přejděte do vedlejšího sloupce.

Jakmile máte hotové oba soupisy, pak před vámi stojí úkol najít mezi nimi pojítko. A tím jsou právě šablony - takže u každého cíle a každého zdroje uveďte nějaký identifikátor šablony (třeba I/2). Dáte-li si tedy u konkrétní šablony cíle a zdroje dohromady, pak už jen zbývá určit, "kolikrát danou šablonu využijete". Tím získáte nejen finanční strop, ale i měřitelný údaj o závazných výstupech.

Naplánujte průběh

Máte-li za sebou stanovení hlavních cílů a hlavních zdrojů, předpokládám, že máte již jasnější představu o průběhu projektu. Zároveň je vcelku možné, že máte povědomí o složení budoucího realizačního týmu. Je-li tomu tak, pak máte našlápnuto správným směrem.
Dalším krokem je rozklad hlavních cílů a zdrojů, tj.řešitelský tým dostane za úkol blíže specifikovat dílčí cíle a postupy při zabezpečení zdrojů. U tohoto procesu je důležité alespoň rámcově určit termíny a zodpovědné osoby. Budete-li z výstupů této práce schopni určit důležité milníky a vypíchnout rizika (včetně návrhu jejich řešení), pak už máte prakticky vyhráno.

Před oslavou zpátky na zem

Pokud jste s úspěchem došli až do této fáze, upřímně blahopřeji - odpočiňte si a pár dní se věnujte jiným aktivitám.
Doposud jste pracovali v režimu přípravy krátkodobého projektu, ale přece jen "střednědobá špetka" je dle mého soudu nezbytná. Takže se po pár dnech zaslouženého odpočinku vraťte zpátky k vašemu projektovému záměru a pusťte se do jeho revize. Pokud tento krok uděláte jen jednou a budete-li přitom spokojeni, pak jste fakt dobří.