EU PES začíná přidělovat první peníze

S rozjezdem nového školního roku dostávají první školy do vínku dar-nedar v podobě peněz na realizaci "svého" projektu v rámci EU peníze školám. Ke cti MŠMT slouží to, že se jim daří vše zprocesovat pouze s mírným zpožděním.
Takže školy získaly jeden z podstatných zdrojů budoucí realizace = finance. Jsem přesvědčen, že nemálo z nich to považuje za významný milník. Je tím ukončena příprava projektu a mohou tedy školy vstoupit do fáze realizační?
Nejprve bych chtěl poukázat na mou úvahu z dubna tohoto roku Jak napsat projektový záměr snadno a rychle? Článek se víceméně opíral o klíčovou otázku - Je pro vás důležitější "čeho chcete docílit" nebo "co potřebujete pořídit"?

Je zajímavé sledovat, kolikrát mi v poslední době tato otázka vytanula na mysli...

Školy dostaly "chleba" a hladových krků není zrovna málo

Školství je dlouhodobě podfinancované - žádná novinka - a 4,5 miliardy pro mimopražské základky to nezachrání. Nicméně je to víceméně poprvé, kdy ředitelé škol dostali do rukou nemalý balík peněz (to je ten "chleba") a vše nasvědčovalo tomu, že jim nikdo moc nebude kecat do toho, komu jej přidělí. Jenže je to stejná částka jako u INDOŠe a je tedy logické, že "hladoví ucítili kořist". Jedním ze základních rozdílů tohoto projektu od INDOŠe je však to, že tentokrát se myslelo i na "lidi", primárně učitele. To však má i ten efekt, že hladových přibylo.

Ve světle aktuálního dění tudíž klíčová otázka co je potřeba nebo čeho dosáhnout dostává konkrétnější podobu:

• "co potřebuji" se v současné době víceméně spojuje s vidinou nákupu pomůcek, především pak ICT
• "čeho dosáhnu" pak vede k tomu, že se musí především myslet na finanční ocenění práce zúčastněných osob, tedy hlavně zaměstnanců školy.

MŠMT a jeho "rozporuplné" signály

Zdálo by se, že ani samotný "donátor" nemá v rozdělování peněz jasno. Jednou vydá signál, že základní školy díky tomuto projektu mohou řešit svou tíživou situaci při výpadku ONIVu (řekněme tedy "nakupujte" ICT, výukové programy či učebnice). Podruhé se dozvídáme, že si má ředitel dát pozor na komerční firmy a má tedy především myslet na "své lidi".

Nicméně ta rozporuplnost je pouze zdánlivá - projekt totiž potřebuje jak zdroje materiální, tak lidské. MŠMT tím jen dalo najevo, že při přípravě projektu si má škola dostatečně zvážit čeho chtějí dosáhnout a co na to potřebují (případně opačně co je potřeba a čeho díky tomu dosáhnou).
V každém případě MŠMT možná bezděky upozornilo, že jedno by nemělo výrazně převážit nad druhým. Bohužel právě zde si myslím, že manažeři tohoto projektu podcenili jednu podstatnou změnu v OP VK, kterou provedli "ve prospěch EU peněz". Zrušili totiž procentuální koeficienty, které určovaly "kolik je možné uvolnit na nákupy" a "kolik se má dát do lidí".
Zdánlivá rozporuplnost vyjadřování MŠMT je jen průvodním jevem tohoto rozhodnutí.

Řediteli, tak rozhodni!

Je to pár dnů, co jsem seděl s kolegy a byla mi položena otázka Tak jak bys to Davide rozdělil Ty?
Nutno říci, že jsem se zarazil a uvědomil si, že to za této situace ředitelům vůbec nezávidím ...

• Ve stylu co potřebuji jde víceméně o nákup materiálu a to je relativně jednoduché. Nicméně je třeba myslet na výstupy a ty mi dodavatel nezajistí, to musí udělat lidé na škole.
• Dáte-li přednost čeho dosáhnout, pak nejprve řešíte problém kdo to bude dělat a za kolik. Zároveň však víte, že zaměstnanci položí na stůl požadavek na nákup zboží a služeb (a že asi bude nemalý). 

Říkal jsem si - hochu jsi v pasti. Pak mi ale došlo, že svůj pohled zužuji pouze do dvou potřebných zdrojů - materiál a lidi. V reálném prostředí škol jsem tedy přesvědčen, že obě "hladové" skupiny nutí ředitele soustředit jeho pozornost pouze na ni (dodavatel materiálů versus zaměstnanci školy)... a každá se snaží více čí méně korektně přitáhnout k sobě maximum finančních zdrojů.

Jakmile jsem otevřel "mantinely" zdrojů a vrátil jsem se k racionálnímu pojetí projektového řízení, bylo jasno - mým problémem bylo to, že jsem na tu otázku měl odpovědět sám, neměl jsem se s kým v klidu poradit. A je jasné, že rádce by neměl být ani z tábora "hladových dodavatelů" ani z tábora "hladových zaměstnanců". 

Myslete na organizační zdroje

Pokud vám již dorazily zdroje finanční, zachovejte si prosím chladnou hlavu a položte si další základní otázku Máte vyřešeny organizační zdroje? Jinak řečeno - Vyčlenili jste si dostatečné finanční prostředky na řízení projektu? (Opět můžu odkázat na článek EU peníze školám spuštěny, konkrétně část Věříme si a začneme 1.9.2010.)
Jako zastánce participačního stylu řízení a tedy týmové práce mohu jen doporučit, aby si každá škola sestavila projektový tým. Přitom tento tým by již měl mít k dispozici alespoň nějaký strukturovaný časový plán - pokud bude mít podobu Ganttova diagramu, pak jenom dobře. Není-li tomu tak, pak s přechodem do realizační fáze nespěchejte a setrvejte v procesu přípravy. Budete mít klid na to, abyste si v projektovém týmu vše dostatečně naplánovali. Možná, že vám pomůže:

• OpenProj jako volně šiřitelný program pro tvorbu Ganttova diagramu. A nebojte se, program je v češtině.
• Bude-li výše uvedený program působit složitě, pak malý návod, jak sestavit Ganttův diagram pomocí Excelu. Navíc daný postup funguje i v Calcu (pro nezasvěcené ve volně šiřitelném kancelářském balíku OpenOffice.org). Bohužel návod je v angličtině, ale videohelp je velice návodný.

A poslední poznámka na okraj: Je jasné, že obchodní "vlčáci" jsou již nažhavení. Dáváte-li prioritu co pořídit a chcete-li to mít co nejdříve ve škole, pak požádejte vašeho vlčáka, aby vám se strukturovaným časovým plánem a případně Ganttovým diagramem pomohl. Je-li seriózní (v duchu jiného mého článku Radím, koučuji, (spolu)řídím v projektu EU peníze školám), pak bude vstřícný a z "vlčáka" se stane i "hlídací pes". I kdyby to bylo za nějaký ten peníz navíc, nebudete litovat ...