23. 9. 2010

Pomůcka pro řízení projektu EU PES

V rámci mailové konference Jednoty školských informatiků jsem slíbil, že na svém blogu zveřejním pracovní verzi pomůcky, která umožní školám sledovat průběh projektu EU peníze školám (moje oblíbená zkratka EU PES).
Jako zastánce volně šiřitelných řešení jsem celou pomůcku sestavoval v OO Calcu, nicméně s jistým omezením je k dispozici i pro MS Excel. Máte-li zájem se o ní dozvědět více, tak prosím ...

Trocha historie (a odkazů)

První verzi pomůcky jsem se snažil připravit již pro krajskou konferenci v Ostravě na začátku dubna tohoto roku (viz moje hodnocení) - bohužel jsem to nezvládl a navíc velmi zdařilou pomůcku nabídlo Centrum vzdělanosti Libereckého kraje. Proto jsem si na pomůcku dal více času, dopracoval ji a zveřejnil na webu JSI pod názvem Monitor EU PES. Zde navíc byly k dispozici ke stažení předvyplněná data pro tři ukázkové projektové záměry. Ty byly taktéž podrobněji představeny na stránce Náměty pro projektové záměry EU PES.
Již na začátku prázdnin jsem však začal vnímat jeden problém.Školy v první vlně sice bez problému zvládly vyplnění BENEFITu (fakticky si požádali o peníze), ale rozpracovaný projektový záměr ještě na stole neměly.

Proč nová verze Monitoru EU PES

Během prázdnin jsem se stal bezděky součástí skupiny osob, kteří si vyměňovali zkušenosti se zpětnou vazbou od prvních škol, které projekty podaly či hodlají urychleně podat. Z těchto informací mi vyplynulo, že víceméně existují dvě skupiny:
  • Projekt = zafinancování "výpadku"
    Tato skupina škol nezřídka chce využít projekt pro obnovení nebo rozšíření učebních pomůcek a nejvíce v oblasti ICT (interaktivní tabule jsou asi stále tahounem ;-) ).  O něco menší skupina pak finanční prostředky využije na posílení svých mzdových prostředků. Takové školy pak logicky necítí potřebu důsledněji naplánovat celý projekt a následně jej monitorovat. A rozumím tomuto postupu, protože takový projekt pravděpodobně nevyžaduje důslednější naplánování (zvláště, je-li dodávka ICT spojena s nabídkou pomoci v této oblasti). 
  • Projekt = výzva pro nastartování změny
    Druhá skupina škol pak hledá v projektu vhodnou příležitost pro změnu na škole a snaží se jej využít i jako motivátor. Bez ohledu na to, zda škola již svou žádost podala či nikoliv, začíná řešit, jak takovou změnu provést a jak motivovat. Přitom změna má tři fáze - rozmrazení + posun + zmrazení (to není z mé hlavy ;-) ). A právě "posun" lze efektivně připravit pomocí jednoduchého nástroje - Ganttova diagramu. 
První skupinu škol sice respektuji, ale zároveň otevřeně přiznávám, že v projektu EU PES vidím především výzvu. Doposud nemálo základek mělo obavy ze střednědobých či dlouhodobých projektů. EU PES je šancí, jak tyto obavy odbourat. 

Co nabízí nová pracovní verze Monitoru EU PES

Pokud někdo ode mne čeká marketingový slogan, že "to již jednodušší být nemůže", pak se jej nedočká (poznámka: vím o jedné komerční nabídce, která asi může tomuto sloganu dostát).
Nová verze určitě jednodušší není. Pokud jste si však projekt přiměřeně naplánovali (a nemuseli jste použít předchozí verzi Monitoru EU PES), pak nabízí mnohem propracovanější nástroje pro sledování projektu. Zjednodušená podoba Ganttova diagramu je jen třešnička na dortu. Chcete-li si tedy tuto pomůcku vyzkoušet, pak si stáhněte zip soubor a v něm naleznete:
  • Monitor_EUPES + Gantt_tydenni.ots 
    Šablona pro projekt, která umožní naplánovat a následně sledovat 2,5 roku po jednotlivých týdnech.
  • Monitor_EUPES + Gantt_denni.ots
    Šablona pro projekt, která umožní naplánovat a následně sledovat 2,5 roku po jednotlivých dnech.
  • Monitor_EUPES_Skoladoma + Gantt_tydenni
    Ukázka praktického uplatnění "týdenní" šablony pro jeden z námětů, využívající služby Google Apps pro školy (je k dispozici ve formátu ods i xls)
  • Monitor_EUPES_Skoladoma + Gantt_denni
    Ukázka praktického uplatnění "denní" šablony pro jeden z námětů, využívající služby Google Apps pro školy (je k dispozici ve formátu ods i xls)
  • Monitor_EU_PES_Prirucka_pro_verzi_s_Ganttem
    Pracovní verze příručky por práci s danými šablonami

Proč pracovní verze?

Bohužel až na jednu výjimku nemám nikoho, s kým bych mohl danou pomůcku konzultovat (natož někoho, kdo by se mnou na "dalším vývoji" této pomůcky spolupracoval). A z toho vyplývá taktéž jedna skutečnost, že šablony nemám ve formátu pro MS Excel. Já totiž balík MS Office nepoužívám a při exportu jsem zjistil, že se nepřenáší potřebná funkcionalita. Takže alespoň zčásti uspokojuji potřeby uživatelů Excelu tím, že do zipu vkládám ukázky i ve formátu xls, které dle mého názoru lze po úpravě bez problému využívat.