4. 3. 2011

Google kalendář = centrální bod týmu

V minulém článku jsem v názvu využil množné číslo pro centrální bod (viz Google weby = centrální body výstupů) s cílem změnit přístup k řešení webu školy. V tomto díle se v názvu vracím k číslu jednotnému, přesto opět vybídnu ke změně myšlení.

Kalendář osobní a kalendář týmu

V prvé řadě je třeba říci, že každý vlastník účtu v Google Apps má svůj osobní kalendář. Zde si může zapisovat své osobní události a úkoly. Za sebe však bez mučení přiznávám, že prozatím preferuji osvědčený papírový diář. Přesto je můj osobní elektronický kalendář čím dál tím víc zaplněn. Má to dva důvody:
  1. Slouží mi k osobnímu time-managementu (minimálně k evidenci odvedené práce)
  2. Využívám kalendáře "týmové"

"Týmový" kalendář

Schválně si zodpovězte na otázku, v kolika týmech ve škole působíte? Pokud si nejste jisti odpovědí, tak jinak - kolik rolí máte ve škole? Třídní učitel, člen metodického sdružení, pořadatel kulturních akcí pro učitele ... a samozřejmě učitel.
V rámci některé role dokonce řídíte (například třídní učitel, že ;-) ). V takovém případě by mohl být "týmový" kalendář k užitku. Stačí jej založit a pozvat členy týmu k jeho sledování. Pokud to tak udělá více vedoucích týmů, pak se začne váš osobní kalendář zaplňovat i dalšími kalendáři... A to už přece smysl má - minimálně proto, abyste nemuseli na dvou místech současně ;-).
Začnete-li takto používat kalendář, časem bohužel narazíte na některé nedostatky:
  • velké množství kalendářů snižuje přehlednost
  • v rámci jednoho kalendáře nemůžete odlišovat "typ" události barvou (já to řeším využíváním zažitých pojmů v nadpisu události - porada, kontrola apod.)
  • kalendář s názvem "Úkoly" bohužel umožňuje pouze vkládání osobních úkolů. Proto raději píši úkoly do "papírového diáře".

Moje navržená konfigurace


Jak ze znázornění vyplývá, tak na rozdíl od webů jsou jednotlivé buňky více provázány. Je to logické, protože tím je charakteristická efektivní týmová práce. Pro názornost uvedu příklady některých vazeb:

  • kalendář - web
    Na web můžete umístit kalendář týmu jako součást jedné ze stránek. A naopak pomocí kalendáře můžete členům týmu zadat úkol k zanesení nějakého dokumentu na web (což vede k vazbě dokument - web).
  • kalendář - dokumenty
    Pomocí kalendáře svoláte poradu, přičemž k události přiložíte program porady či podklady pro jednání. A časem možná svoláte krátkou poradu přes kecálka (a máte vazbu kalendář - kecálek).
  • dokumenty - diskusní fórum
    Nad určitým dokumentem otevřete ve fóru diskusi. Tady prozatím kalendář nehraje roli. Nicméně vedoucí chce danou diskusi k určitému datu uzavřít - a už je to v kalendáři (navíc nastaví, aby lidem den předem přišlo na tuto událost upozornění ...).

Chybí vám tu mail?

Předpokládám, že z ICT v současné době využíváte pro komunikaci nejčastěji využíváte e-mail. Mám však s ním stále větší problém a to především ze dvou důvodů:

  1. mail je při komunikaci v týmu "zneužíván"
  2. mailů stále přibývá a často se už v nich člověk neorientuje

"Zneužívání" mailu v týmu

Předesílám, že pojem "zneužívání" je příliš expresivní. Bohužel si však přiznejme, že z pohledu týmové práce v mailování často chybujeme nebo jej nepatřičně používáme (sebekriticky přiznávám, že i já s tím mám problémy). Uvedu příklady:

  • při definování úkolu prostřednictvím mailu často nerespektujeme pravidlo SMART (například mail od vedoucího zaslaný o víkendu s úkolem přečíst si přílohu na pondělní poradu v 7 hodin ráno ;-) )
  • odbíháme od tématu, tj. předmětu mailu (kolikrát se vám stalo, že začnete číst a z jednoho úkolu si rázem uvědomíte, že z mailu na vás "vyskočily" další úkoly - neřku-li "přání")
  • mailem nahrazujeme diskusi - tento "nešvar" jsme si přenesli z "mailových konferencí", kde však má své opodstatnění (často někdo potřebuje "prodiskutovat" svůj problém a tudíž rozešle mail s žádostí, aby se ostatní vyjádřili ... a kolotoč RE: a FWD: se rozjíždí ...)
  • absence neverbální komunikace, což považuji za jeden ze závažných problémů; kolikrát napíšete mail v dobrém úmyslu, ale napsaná věta je na druhé straně pochopena zcela opačně. V týmové práci to může být zdrojem konfliktů, které mohou ohrozit akceschopnost týmu.

Mail a "Mít vše hotovo"

Samozřejmě, že si dnes nedokážeme představit spolupráci "bez mailování". Google Apps navíc využívají různé nástroje, jak můžete být prostřednictvím mailu (či dokonce SMS) informováni. Uvedu příklady:

  • v kalendáři můžete nastavit upozornění na blížící se termín (v minutách, hodinách, dnech a týdnech)
  • v dokumentech můžete nastavit upozornění na provedené změny (v "Excelu" dokonce tyto změny můžete monitorovat na vybraných oblastech buněk)
  • na webech můžete sledovat změnu stránky či změny v celém webu
  • příspěvky v diskusi vám automaticky přichází do mailu; nicméně já s oblibou využívám jednodenní sumář (tj. jeden mail denně)
Krom toho jsem si ve své mailové schránce zavedl metodu GTD = "Mít vše hotovo". Pro tento účel jsem si v Gmailu pomocí Laboratoře (najdete jako záložku v Nastavení) zavedl značky. V "obecném nastavení" jsem pak vybral následující:
Budu řešit?
Tento mail jsem jen prolítl. Obsahuje informace, které mají pro mě smysl, ale rozhodnu o něm později.
Úkol
Z tohoto mailu pro mě vyplývá nějaký úkol, na který někdo jiný čeká.
Kontrola
U tohoto mailu mám zkontrolovat činnost někoho jiného, případně vyžaduji reakci od odesílatele.
Žádost - reakce
V tomto případě se časem připomenu nebo si zkontroluji stav.
Informace
Mail obsahuje informaci, která je hodna zaznamenání (do diáře, plánu apod.).
Možná
Tento mail nechci ztratit ze zřetele, ale teď není "na pořadu dne".

Od momentu, kdy jsem začal používat tyto značky, nemalou měrou jsem ušetřil čas. Aby to však mělo svůj efekt, jakmile značka ztratila smysl, ihned jsem ji odstranil a tím se mail fakticky sešel z očí = sešel z mysli