Účet v Google Apps = centrální bod uživatele

Předpokládejme, že máte pro svou organizaci zprovozněný účet v Google Apps (minimálně standardní, ještě lépe pro školy). Přirozeně to svádí k co nejrychlejšímu sestavení potřebných účtů, přihlášení a otestování "co to umí". Vytvořit pár účtů je poměrně jednoduché ... a pro sestavení desítek nových účtů postačí dobře sepsaný CSV soubor. Přesto doporučuji pracovat s rozmyslem.
Od tohoto článku budu zařazovat kapitolu Moje doporučená konfigurace. V ní se pokusím nabídnout řešení "podle svých představ".  Je samozřejmé, že vše podoba řešení může vypadat úplně jinak.

Změna myšlení "správce"

Už samotný pojem "správce" vlastně Google Apps nezná. Víceméně neexistuje žádný "supermajitel a superorganizátor". Přesto velmi doporučuji, abyste si zřídili účet s názvem "Administrátor školy" (administrator@mojeskola.cz) - bude se vám hodit při údržbě některých aplikací.
Nicméně základní změna myšlení spočívá v něčem jiném. Hodně z nás, kteří udržovali nějaký "online systém", byli zvyklí na to, že administrátor "povoloval či zakazoval" prakticky vše - když nedovolil napsat článek na web školy, příslušný uživatel "si ani neťukl".
Správa Google Apps má mnohem blíže ke správě síťového operačního systému.Existuje určitý balík aplikací a "správce" pouze určuje, zda uživatel má danou aplikaci k dispozici "na síti" (tj. je přístupná přes účet Google Apps) nebo zda si ji má uživatel "nahrát sám" (tj. musí si zřídit osobní účet Googlu).
Velmi tedy doporučuji, abyste si rozmysleli, které Google aplikace kterým uživatelům "ve vaší Google síti povolíte a které zakážete" (v administračním rozhraní Google Apps se hovoří o zapnutých a vypnutých službách).

Služby přístupné pro každého uživatele

Pro každý uživatelský účet "vaší Google sítě" doporučuji povolit základní balík aplikací = dokumenty, pošta=Gmail, kecálek=Talk, kalendář, kontakty a weby.

Moje navrhovaná konfigurace

V prvé řadě doporučuji si uživatele rozdělit podle dvou kritérií:

• Jaké služby (nebo-li online aplikace) bude mít uživatel v rámci "vaší Google sítě" k dispozici = přiřazení role nebo-li zařazení do organizační jednotky. Každý uživatel může být pouze v jedné organizační jednotce. Přiřazením do organizační jednotky pouze "povolujete" spuštění služby.
• V jakých týmech uživatel působí, tj. příslušnost v určité skupině. Jejím prostřednictvím pak můžete řešit oprávnění ke čtení či tvorbě dat. Přitom uživatel může být členem vícero skupin.

Doporučené role

1. Manažeři = uživatelé z této jednotky mají povoleny všechny služby, na kterých se vedení školy dohodne, že budou využity nejen pro běžného uživatele, ale i pro zajištění správy (například Google Analytics)
2. Vedoucí = uživatelé z této jednotky by měly mít přístup k těm službám, na kterých se po určitém základním zaškolení dohodnou (tedy nejen "povinné, ale například i mapy, fotogalerii a pod.).
   Především by tam měli patřit učitelé, nicméně tam lze zařadit i vybrané žáky (například "redakční rada").
3. Členové = uživatelé z této jednotky mají přístup "jen" ke službám, které potřebují pro svou práci (tedy většinou pro výuku). Je tedy logické, že sem budete řadit žáky.   
4. Externisté = u těchto uživatelů doporučuji povolit pouze základní služby Google Apps. Ostatní služby si může uživatel spravovat přes svůj osobní účet.
5. Blokovaní = tuto roli využijete v případě, kdy některý uživatel poruší určitá pravidla pro práci "v Google síti". Měl by mít tedy "po určitou dobu" minimální přístup, nejlépe pouze vstup do Gmailu pro zajištění základní komunikace.  

Dělení do skupin

V této souvislosti je třeba připomenout, že ve verzi Google Apps pro školy zřízením skupiny automaticky vytváříte "místnost" v diskusním fóru. Navíc bych rád s dovolením hovořil spíše o týmech než o skupinách.

1. Administrace
   Může se stát, že se rozhodnete povolit správu systému více uživatelům. Pak je jejich sdružení do jednoho týmu velmi výhodné (minimálně z pohledu oprávnění).
2. Provoz
   Bavíme-li se o škole, pak určitě chcete rozdělit "provoz" a "vzdělávání". V takovém případě pak můžete vytvářet "provozní" týmy - vedení, metodická sdružení, jídelnu, školskou radu apod.
3. Vzdělávání
   V oblasti vzdělávání pak dozajista můžete členit týmy podle tříd, vyučovacích předmětů, oddělení v družině apod.
4. Aktivity
   Nezapomeňte ani na účelové sestavování týmů, ať už má krátkodobý charakter (například organizace posezení na konci roku) nebo střednědobý charakter (například jakýkoliv projekt).
   Zvláště tomto případě stojí za zmínku fakt, že zřízení skupiny je stejně náročné jako její zrušení. Nebojme se tedy myslet i v režimu "dočasnosti".